Чтобы бот Aimylogic не записал двух клиентов на одно время, он должен сверяться с одним актуальным расписанием и подтверждать запись только после ответа системы, которая хранит бронирования. Показать свободное время в чате недостаточно: пока клиент выбирает, тот же интервал может занять администратор или другой посетитель. Ниже разберём, где хранить расписание, как построить диалог и что проверить перед запуском. Начать можно с простого вопроса: кто сейчас окончательно решает, свободно ли время?
Где хранить расписание, если запись принимают бот и администратор?
Выберите одно место, в котором появляются все записи: те, что клиент сделал через бота, и те, что администратор принял вручную. Это может быть действующая система записи или собственное расписание, если оно умеет принимать запросы от бота. Главное условие: бот получает из него свободные интервалы и туда же отправляет запрос на бронирование.
Представьте салон, где администратор ведёт календарь, а бот показывает время из отдельной таблицы. Клиент видит свободный интервал, который администратор уже занял по телефону. Обновлять таблицу чаще полезно, но это не решает проблему полностью: запись может появиться после того, как бот показал время. Поэтому при выборе интервала система расписания должна ещё раз проверить его и сообщить боту результат.
Перед настройкой выпишите, кто и где добавляет записи сейчас. Если администратор пользуется несколькими календарями, сначала договоритесь, какой из них главный. Иначе бот будет честно сверяться с одним расписанием, пока другая запись живёт в другом.
Как бот должен подтверждать выбранное время?
Соберите сценарий в таком порядке: клиент выбирает услугу и специалиста, бот запрашивает свободное время, клиент выбирает интервал, а система расписания проверяет и сохраняет запись. Лишь после успешного ответа бот пишет: «Вы записаны». Если система вернула отказ, бот предлагает обновить список свободных интервалов.
Здесь есть тонкость. Два клиента могут одновременно увидеть один и тот же интервал. Защиту от двойного бронирования обеспечивает система расписания: она должна отклонить второй запрос, если первый уже занял время. Проверка в боте перед отправкой заявки сама по себе этого не гарантирует. При интеграции выясните, умеет ли система сохранять запись с проверкой занятости в одной операции.
Текст ответа тоже влияет на работу администратора. Фраза «Ваш запрос получен» подходит, если сотрудник ещё будет подтверждать время вручную. Фразу «Вы записаны» оставьте для случая, когда запись уже появилась в основном расписании. Так клиент понимает, нужно ли ждать ответа человека.
Что учесть при настройке сценария в Aimylogic?
В Aimylogic можно собрать сценарий диалога без кода и связать бота с внешним сервисом через API (источник: «Конструктор ботов Aimylogic»). Но возможность конструктора отправить запрос не означает, что выбранная система записи умеет надёжно резервировать интервал. До сборки диалога проверьте, какие запросы принимает расписание и что оно отвечает, если время уже занято.
Затем нарисуйте короткую схему диалога на листе. Какие услуги доступны? Нужно ли выбирать специалиста? Какие сведения нужны администратору, чтобы найти запись? После выбора времени бот отправляет запрос и ждёт ответа. Если ответа нет, он сообщает, что запись пока не подтверждена, и передаёт обращение человеку вместо повторной попытки вслепую: первая попытка могла успеть сохранить запись.
Отдельно продумайте услуги разной длительности и перерывы специалиста. Система должна предлагать интервал, в который услуга помещается целиком. Если она выдаёт боту только время начала без учёта длительности, уточните это до запуска: бот рискует предложить запись поверх следующего клиента или перерыва.
Проверьте и канал общения: поддерживает ли выбранная интеграция кнопки, нужный вид сообщений и передачу диалога оператору. Для записи с последствиями для клиента полезны явное подтверждение и понятный переход к человеку (источник: «Aimylogic и ИИ-агенты: что выбрать малому бизнесу», chatbots.by). Если клиенты часто спрашивают об услугах до выбора времени, ответы можно вынести в отдельные сценарии для частых вопросов, чтобы основной путь записи оставался коротким.
Как проверить запись перед запуском?
Проверяйте сценарий на расписании, в котором можно безопасно создавать и удалять пробные записи. Один человек проходит диалог в боте, второй в это же время действует как администратор. После каждой попытки смотрите не только на сообщение в чате, но и на то, что сохранилось в основном расписании.
- Выберите свободный интервал и завершите запись. Проверьте, что он исчез из списка свободного времени, а бот сообщил о подтверждении только после сохранения.
- Откройте один интервал в двух диалогах и попробуйте записаться одновременно. Одна заявка должна получить отказ с предложением выбрать другое время.
- Попросите администратора занять время после того, как бот показал его клиенту. Бот должен узнать о занятости при финальной проверке.
- Прервите связь в момент сохранения заявки. Бот не должен уверенно подтверждать запись, если результат ему неизвестен; администратору понадобится проверить расписание.
- Выберите услугу, которая длится дольше свободного промежутка перед перерывом. Бот не должен предлагать этот промежуток.
Затем проверьте перенос и отмену: они освобождают время и меняют то, что увидит следующий клиент. Если этот сценарий нужен сразу, отдельно разберите, как боту обработать перенос и отмену записи. Для первой версии бота допустимо передавать такие просьбы администратору, если клиент видит, что изменение ещё не подтверждено.
Какие ошибки чаще приводят к накладкам?
- Бот показывает время из отдельной таблицы. Исправление: получать интервалы из основного расписания и там же сохранять запись.
- Бот считает выбор кнопки готовой записью. Исправление: ждать успешного ответа системы расписания перед подтверждением клиенту.
- После сбоя бот автоматически отправляет тот же запрос ещё раз. Исправление: сначала выяснить, сохранилась ли первая запись; если это невозможно, передать случай администратору.
- Администратор меняет записи в другом календаре. Исправление: выбрать одно основное расписание для всех каналов записи.
Для небольшого бизнеса это и есть полезный объём первой настройки: согласовать правила записи, связать бот с расписанием и вместе с администратором пройти пробные диалоги. Начните с действия на одну минуту: откройте календарь, которым пользуется администратор, и проверьте, все ли текущие записи видны в одном месте.
