Когда клиент отменяет запись, чат-бот Aimylogic может предложить освободившееся время людям из листа ожидания и принять ответ без ручной переписки. Для этого боту нужен список желающих, доступ к актуальному расписанию и правило, по которому он передаёт место следующему человеку. Ниже разберём сценарий для небольшой студии в Беларуси: как собирать пожелания клиентов, кому отправлять предложение первым и что делать, если на одно время откликнулись сразу несколько человек.
Какие сведения нужны боту для листа ожидания?
Начните с ситуации, которую администратор встречает в обычный рабочий день. Клиент хочет записаться, но подходящего времени нет. Бот предлагает оставить заявку в листе ожидания и спрашивает, какая услуга нужна, какой мастер подходит и когда клиенту удобно прийти. Если мастер не важен, оставьте возможность выбрать любого.
Не просите клиента перечислять все свободные дни в длинном сообщении. Проще дать понятный выбор: утро или вечер, будни или выходные, конкретный мастер или любой. После ответа бот повторяет условия заявки, чтобы клиент заметил ошибку до того, как ему предложат время.
Администратору тоже нужен ясный способ увидеть такую заявку. Запись в листе ожидания должна содержать пожелания клиента и состояние заявки: ждёт предложение, получил предложение, подтвердил запись или отказался. Тогда после отмены не придётся читать переписку, чтобы понять, кому подходит окно.
Сначала проверьте, как в студии устроена сама запись. Если расписание ведут в отдельном сервисе, боту нужен способ получать оттуда свободное время и передавать подтверждение обратно. Если администратор пока ведёт расписание вручную, начните со сценария, в котором он сообщает боту об отмене и сам проверяет итог перед окончательным подтверждением. Возможности интеграций Aimylogic с внешними сервисами описаны на сайте конструктора Aimylogic.
Как бот предлагает отменённую запись?
Сценарий начинается с события «запись отменена». Бот проверяет услугу, мастера и время освободившегося окна, затем ищет в листе ожидания подходящие заявки. Например, предложение вечернего времени у конкретного мастера получат только клиенты, которые согласились на такого мастера и указали вечер как подходящий период.
Заранее решите, кто получает сообщение первым. Для небольшой студии подойдёт простое правило: бот обращается к тем, кто раньше оставил заявку среди клиентов с подходящими пожеланиями. Правило запишите в сценарии, иначе администратор и бот могут выбрать разных людей.
Сообщение должно позволять ответить сразу: «Освободилось время у вашего мастера в выбранный вами день. Записать вас?» Рядом нужны понятные варианты ответа: подтвердить или отказаться. Если клиент спрашивает об услуге либо просит другое время, бот сохраняет его заявку в листе ожидания и передаёт вопрос администратору.
Предложение действует лишь пока место свободно. Поэтому перед подтверждением бот ещё раз сверяется с расписанием. Если окно уже заняли, клиент получает ясный ответ, а его заявка остаётся в листе ожидания. Такая повторная проверка особенно нужна, когда администратор тоже записывает людей вручную.
Как избежать двух записей на одно время?
Главное правило: у свободного окна должен быть один текущий статус. Пока бот ждёт ответ приглашённого клиента, место отмечено как предложенное. После подтверждения статус меняется на занятое, после отказа — на свободное, чтобы бот мог обратиться к следующему человеку. Перед отправкой каждого нового предложения сценарий снова проверяет статус.
Если клиент отвечает после того, как окно уже заняли, бот не обещает запись. Он сообщает, что время больше недоступно, и предлагает остаться в листе ожидания. Когда расписание и переписка пока не связаны напрямую, окончательное подтверждение оставьте администратору: бот собирает согласие клиента, а сотрудник проверяет окно и завершает запись.
Отдельно проверьте отмены вне рабочего времени. Бот может принять заявку и сохранить ответ клиента, а администратор увидит его при возвращении к работе. Такой порядок полезно согласовать с общим сценарием приёма заявок в нерабочее время, чтобы клиент не получил противоречивых обещаний от разных частей бота.
Перед запуском пройдите весь путь как клиент: оставьте заявку, отмените тестовую запись в расписании, ответьте согласием, а затем попробуйте ответить повторно на то же предложение. Проверьте, что в расписании появилась одна запись и бот больше никому не предлагает занятое место. Если сообщение приходит, а статус окна не меняется, исправлять нужно обмен данными с расписанием, а не текст приглашения.
Какие ошибки мешают заполнить свободное окно?
Бот спрашивает только «Хотите в лист ожидания?» без уточнения услуги и времени. Исправление: добавьте короткие вопросы о пожеланиях, по которым можно подобрать отменённую запись.
Сообщение уходит всем сразу, хотя место одно. Исправление: задайте порядок предложений и проверяйте статус окна перед каждым следующим сообщением.
Согласие клиента сразу считается записью, хотя администратор работает в другом расписании. Исправление: до настройки обмена данными поручите сотруднику финальную проверку места.
Отказ удаляет клиента из листа ожидания. Исправление: спросите, ждать ли другого времени, и меняйте состояние заявки только после ответа.
Если у студии уже есть бот для заявок, начните с проверки его сценария и расписания: куда попадёт сообщение об отмене, кто меняет статус окна и кто подтверждает запись клиенту. Эти ответы помогут определить объём настройки и интеграции без полной переделки бота. Первый шаг займёт меньше двух минут: запишите, где сейчас администратор отмечает отменённую запись.
